Software zur Dokumentenverwaltung:
schnell, effizient und transparent arbeiten


Dokumentenverwaltung

Eine Software zur Dokumentenverwaltung kann Sie dabei unterstützen, Ihre Dokumente übersichtlich zu organisieren. Die Prozesse in Ihrem Unternehmen gestalten Sie dadurch effizienter.
In jedem Unternehmen sind zahlreiche Dokumente vorhanden, beispielsweise Kaufverträge, Mietverträge, Partnerverträge. Diese sind für Unternehmen von großem Wert, weil sich daraus die Grundlagen für Arbeitsprozesse und Arbeitsabläufe bilden.

Die Entwicklung eines letztlich gültigen Vertrags kann sich eine ganze Weile in die Länge ziehen. Was mit einer Anfrage beginnt, endet im Idealfall mit einem Vertragsabschluss. Dazwischen werden zuerst Angebote verglichen, Verhandlungen geführt, verschiedene Vertragsentwürfe entwickelt und immer wieder geprüft. Selbst wenn all diese Prozesse in einem Vertragsabschluss münden, kann der Vertrag immer wieder nur vorerst zu den Akten gelegt werden: Solange, bis eine Frist oder ein Termin ansteht.

Entsprechend müssen die Dokumente für alle betroffenen Mitarbeiter jederzeit einsehbar sein.

Im Folgenden erfahren Sie, welche Herausforderungen es für Ihr Unternehmen im Rahmen der Dokumentenverwaltung zu meistern gilt. Lesen Sie des Weiteren, welche Vor- und Nachteile eine Software zur Dokumentenverwaltung gegenüber Akten-Ordnern mit abgehefteten Verträgen bietet.

Software für digitale Dokumentenverwaltung vs. Analoge Akten-Ordner

Die Organisation und Verwaltung sämtlicher Verträge stellt Unternehmen vor die Herausforderung, dass alle beteiligten Personen intuitiv, sekundenschnell und jederzeit auf die aktuellen Versionen der Dokumente zugreifen können – sowohl während der Vertragsverhandlungen als auch nach einem Vertragsabschluss.

Eine Software zur Dokumentenverwaltung ermöglicht es, die Verträge für alle berechtigten Personen jederzeit zugänglich zu machen. Eine Dokumentenverwaltungssoftware bietet den Vorteil, dass Mitarbeiter an verschiedenen Unternehmensstandorten sowie Mitarbeiter im Home-Office oder im Auslandseinsatz immer auf die aktuelle und gültige Version eines Vertrages zugreifen können. Wenn Sie Ihre Dokumente hingegen in herkömmlichen Akten-Ordnern sortieren, müssen Mitarbeiter, die sich derzeit nicht im Büro befinden, einen anderen Mitarbeiter telefonisch oder per E-Mail kontaktieren, um sich die notwendigen Informationen zu beschaffen. Ist der ortsgebundene Mitarbeiter gerade in einem Telefonat, in einem Meeting oder anderweitig beschäftigt, kann es seine Zeit dauern, bis die benötigten Informationen den Mitarbeiter im Home-Office, im Auslandseinsatz oder an einem anderen Unternehmensstandort erreichen. Dieser zeitraubende Prozess kann mithilfe einer digitalen Dokumentenverwaltungssoftware umgangen werden.

Reibungslose Abläufe dank Dokumentenverwaltungssoftware mit Workflow-Funktion

Während einer Vertragsverhandlung oder einer anderweitigen Bearbeitung müssen die Dokumente durch verschiedene Hände im Unternehmen gehen. Mitarbeiter A schreibt einen ersten Entwurf, Mitarbeiter B ergänzt weitere Informationen und merkt Änderungsvorschläge an, die anschließend wieder von Mitarbeiter A umgesetzt werden und letztlich von Mitarbeiter C freigegeben werden müssen. Damit die Dokumente im Laufe dieses Prozesses nicht verloren gehen und damit die beteiligten Mitarbeiter jederzeit wissen, wie weit die Bearbeitung vorangeschritten ist, ist eine Dokumentenverwaltungssoftware optimal, die über das Bereitstellen der fertiggestellten Dokumente hinausgeht.

Mit einer Software zur Dokumentenverwaltung mit Workflow-Funktion lassen sich die Dokumente in Ihrem Unternehmen stets gezielt durch die Hände der beteiligten Mitarbeiter lenken. Dadurch weiß jeder Beteiligte genau, was er tun muss. Sie können das Dokument ganz einfach einem Mitarbeiter zuordnen und ihm außerdem eine Aufgabe stellen, die es zu erledigen gilt. Gleichzeitig können die Verantwortlichen jederzeit den Stand des Prozesses überprüfen. Alle beteiligten Mitarbeiter können des Weiteren auf die aktuelle Version zugreifen.
Auf diese Weise werden die Abläufe in Ihrem Unternehmen sowohl transparenter als auch effizienter. Zudem können Fristen hinterlegt und einfach eingehalten werden. Jeder beteiligte Mitarbeiter sieht dadurch auf einen Blick, bis wann er mit seiner Aufgabe fertig sein muss.

Dokumentenverwaltungssoftware mit Wiedervorlage-Funktion: Fristen im Blick behalten!

Nach einem Vertragsabschluss wird ein Dokument in manchen Fällen über einen längeren Zeitraum hinweg erstmal nicht mehr benötigt. Wer einen Miet- oder Leasingvertrag abschließt, heftet diesen häufig ganz einfach ab und kümmert sich nicht weiter darum. Da kann es schon mal passieren, dass sich ein Unternehmen zu spät um einen neuen Leasingvertrag kümmert – und für eine Weile mit einem Firmenfahrzeug weniger auskommen muss.

Eine Software zur Dokumentenverwaltung kann mithilfe einer Wiedervorlage-Funktion sicherstellen, dass Sie bei Auslaufen eines Vertrages genügend Zeit haben, um sich um eine Kündigung oder einen neue Vertragsabschluss zu kümmern. Sie müssen nicht alle Fristen im Kopf haben, sondern können sich ganz einfach und unkompliziert darauf verlassen, dass sie an das Auslaufen eines Vertrages erinnert werden.

Schnelle Reaktion im Ernstfall

Über die Organisation der einzelnen Arbeitsschritte hinaus hat die zentrale Aufbewahrung von Verträgen noch einen weiteren Nutzen. Die Informationen zur Risikobewertung bei einzelnen Sachverhalten finden sich dadurch alle an einem Ort. Wenn es in Ihrem Unternehmen zu einem Problem kommt, bietet Ihre Software zur Dokumentenverwaltung einen schnellen Überblick darüber, wie Sie als Unternehmen auf die veränderten Bedingungen reagieren sollten, um das Problem schnell zu beseitigen und den Schaden so weit wie möglich zu begrenzen.

Wie müssen Verträge aufbewahrt werden?

Die digitale Ablageorganisation von Verträgen bringt Unternehmen währenddessen viele Vorteile. Mit einer digitalen Archivierung aller Verträge erfüllen Unternehmen darüber hinaus und nebenbei die Anforderungen, die die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) an steuerrechtlich relevante Dokumente stellt. Diese Verwaltungsvorschrift gibt an, dass steuerrechtlich relevante Dokumente

  • innerhalb vorgegebener Fristen aufzubewahren,
  • gegen Verlust zu sichern,
  • abrufbar zu machen,
  • gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen und
  • unveränderbar zu archivieren sind.
  • Zudem müssen Dokument-Aktionen (Import, Scan, Indizierung, Änderungen) nachvollziehbar gemacht werden.

All diesen Vorschriften kann eine Software zur Dokumentenverwaltung gerecht werden.

Starfinder® – Unsere Software zur Dokumentenverwaltung

Starfinder® ist eine digitale Dokumentenverwaltungssoftware, mit der Sie Ihre Verträge revisionssicher (d.h. unveränderbar) archivieren können. Aufgrund der webbasierten Lösung können Sie und Ihre Mitarbeiter von überall her auf Ihre Verträge und andere Dokumente zugreifen. Workflow und Wiedervorlage unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse und Fristen im Blick zu behalten.

Liegt Ihr Vertrag in Papierform oder in Ihrem E-Mail-Postfach vor? Kein Problem! Starfinder® bietet die unterschiedlichsten Möglichkeiten, um Ihre Verträge alle zentral digital zu archivieren, z.B. Scanner, Netzlaufwerk,Outlook-Addin. Dabei ist Starfinder® besonders benutzerfreundlich und selbsterklärend und kann somit ganz einfach in Ihr Unternehmen integriert werden, ohne dass Ihre Mitarbeiter Ihre Zeit in aufwendigen Schulungen verschwenden müssen.

Sie suchen einen abgelegten Vertrag? Geben Sie dafür einfach ein Schlagwort in die Suchleiste ein. Im Handumdrehen steht Ihnen das gesuchte Dokument dann zur Verfügung.

Nutzen Sie Ihren Unternehmenswert effizient und schnell indem Sie das Starfinder® DIGITAL ARCHIV einführen. Wenn Sie mehr über die Starfinder® Software zur Dokumentenverwaltung erfahren möchten, zeigen wir Ihnen gerne alle Funktionen von Starfinder® in einer unverbindlichen Online-Präsentation. Außerdem geben wir Ihnen gern die Möglichkeit, die Starfinder® Dokumentenverwaltungssoftware 30 Tage lang kostenlos zu testen. Überzeugen Sie sich selbst, denn finden macht glücklich!

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