Verfahrensdokumentation nach GoBD inkl. Muster


GoBD 2015
GoBD 2020

Seit 1. Januar 2015 gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz „GoBD“. Soweit Authentizität und Integrität von buchungsrelevanten Belegen und Dokumenten in Papierform gewahrt bleiben, dürfen diese digital archiviert und anschließend entsorgt werden. Damit ist der Weg frei für Unternehmen, die bei der Verwaltung von Akten auf das papierlose Büro setzen und Raum, Zeit und Geld sparen möchten.

Wesentliche Inhalte der GoBD

Wesentliche Voraussetzung für die Umsetzung der neuen Vorschriften ist dabei die „Verfahrensdokumentation“. In der Verfahrensdokumentation müssen Unternehmen genau beschreiben, wie Belege und Dokumente erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und anschließend aufbewahrt werden.  Die Verfahrensdokumentation soll dadurch den kompletten organisatorischen und technischen Prozess der digitalen Archivierung innerhalb eines Unternehmens darstellen.

Kapitel 10.1 der GoBD regelt die wesentlichen Inhalte der Dokumentation:

  • „..für jedes DV-System (muss) eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.“ [Rz.151]
  • „Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.“ [Rzn. 152]
  • „Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.“ [Rzn. 153]

Musterverfahrensdokumentation zum Download

Die Gründe für die Notwendigkeit einer Verfahrensdokumentation sind leicht nachzuvollziehen. Aber gerade kleine und mittelständische Unternehmen sind mit der Erstellung einer Verfahrensdokumentation häufig überfordert. Es fehlt ihnen sowohl an zeitlichen als auch personellen Ressourcen.

Mit dem digitalen Archiv StarFinder® und einer Verfahrensdokumentation stehen Sie auf der sicheren Seite. Die Anforderungen der GoBD sind, sofern eine Verfahrensdokumentation vorhanden ist, komplett erfüllt.

Gerne unterstützen wir Sie deshalb beim Erstellen einer gesetzeskonformen Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen. Über unser Kontaktformular können Sie uns eine unverbindliche Anfrage für diese kostenpflichtige Dienstleistung stellen.

Der deutsche Steuerberaterverband stellt auf seiner Website eine Musterverfahrensdokumentation zum Download zur Verfügung, die Sie hier herunterladen können: 

Verfahrensdokumentation – Muster

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  1. […] enthalten ebenso wie Papierrechnungen steuerrelevante Angaben und müssen entsprechend der GoBD 2015 im Originalformat aufbewahrt […]

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