Verträge verwalten – schnell, effizient und transparent

Verträge verwalten mit StarFinder

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Kaufvertrag, Mietvertrag, Partnervertrag – Verträge aller Art sind für Unternehmen von großer Bedeutung. Denn diese Dokumente machen den Wert des Unternehmens aus.

Entsprechend prägen Verträge viele Arbeitsabläufe im Unternehmen und immer arbeiten mehrere Personen an den Prozessen mit:

Was mit einer Anfrage beginnt, endet im Idealfall mit einem Vertragsabschluss. Dazwischen werden Angebote verglichen, Verhandlungen geführt, verschiedene Vertragsentwürfe entwickelt und immer wieder geprüft.

Selbst wenn all diese Prozesse in einen Vertragsabschluss münden, kann der Vertrag nur vorerst zu den Akten gelegt werden: Solange, bis eine Frist oder ein Termin ansteht.

Wie sollen Verträge organisiert sein?

Jederzeit sekundenschnell verfügbar

Das stellt Unternehmen bei der Organisation und Verwaltung ihrer Verträge vor eine Herausforderung. Sie müssen sicherstellen, dass alle beteiligten Personen intuitiv, sekundenschnell und jederzeit auf die aktuellen Versionen der Dokumente zugreifen können. Und das sowohl während des Prozesses als auch danach. Eine zentrale und digitale Ablage, auf die alle berechtigten Personen jederzeit zugreifen können, bietet sich dafür an.

Workflows für reibungslose Abläufe

Während des Prozesses ist eine Ablagelösung optimal, die über das Bereitstellen der Dokumente hinausgeht. Mit dem passenden Workflow lassen sich Dokumente und damit die Prozesse durch die Hände der Mitarbeiter lenken. Jeder Beteiligte weiß genau, was zu tun ist und die Verantwortlichen können jederzeit den Stand des Prozesses überprüfen. Abläufe werden so transparent und effizient. Und Fristen sind damit einfach einzuhalten.

Wiedervorlage – Fristen einhalten

Soll das Dokument nach Vertragsabschluss zu den Akten gelegt werden, ist eine Wiedervorlage-Funktion unumgänglich. Gerade wenn es sich um Miet- oder Leasingverträge handelt, können Sie damit sicherstellen, dass Sie bei Auslaufen des Vertrags genügend Zeit haben, sich um Kündigung oder neue Vertragsabschlüsse zu kümmern.

Über die Organisation der einzelnen Arbeitsschritte hinaus hat die zentrale Aufbewahrung von Verträgen noch einen weiteren Nutzen: Informationen zur Risikobewertung bei einzelnen Sachverhalten finden sich alle an einem Ort. Im Bedarfsfall kann man sich dort einen schnellen Überblick verschaffen.

Wie müssen Verträge aufbewahrt werden?

Die digitale Ablageorganisation von Verträgen bringt Unternehmen viele Vorteile. Mit einer digitalen Archivierung aller Verträge erfüllen Unternehmen darüber hinaus und nebenbei die Anforderungen der GoBD. Diese schreibt vor, steuerrechtlich relevante Dokumente in dem Format, in dem sie in Unternehmen ein- und ausgehen

  • innerhalb vorgegebener Fristen aufzubewahren
  • gegen Verlust zu sichern
  • abrufbar zu machen
  • gegen unberechtigte Zugriffe zu schützen
  • Dokument-Aktionen (Import, Scan, Indizierung, Änderungen) nachvollziehbar zu machen
  • unveränderbar zu archivieren

StarFinder® die Lösung für Vertragsverwaltung

StarFinder® ist ein digitales Archiv, in dem Sie Ihre Verträge revisionssicher archivieren können. Aufgrund der webbasierten Lösung können Sie von überall her auf Ihre Verträge zugreifen. Workflow und Wiedervorlage unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse und Fristen im Blick zu behalten.

Liegt Ihr Vertrag in Papierform oder in Ihrem E-Mail-Postfach vor? Kein Problem! StarFinder® bietet die unterschiedlichsten Möglichkeiten z.B. über Scanner, Netzlaufwerk, Outlook-Addin u.v.m., Ihre Verträge alle zentral digital zu archivieren. Dabei ist StarFinder® besonders benutzerfreundlich und selbsterklärend.

Sie suchen einen abgelegten Vertrag? Geben Sie einfach ein Schlagwort in der Suchleiste ein. Im Handumdrehen steht Ihnen der gesuchte Vertrag zur Verfügung.

Nutzen Sie Ihren Unternehmenswert effizient und schnell mit StarFinder® DIGITAL ARCHIV. Sie möchten mehr über StarFinder® erfahren? Gerne zeigen wir Ihnen alle Funktionen von StarFinder® in einer unverbindlichen Online-Präsentation. Oder Sie testen StarFinder® 30 Tage lang kostenlos. Finden macht glücklich!

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