Vorteile der digitalen E-Mail-Archivierung

E-Mail-Archivierung

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Die E-Mail ist das wichtigste Kommunikationsmittel. Sie transportiert viele Informationen und Daten, die für Unternehmen von großer Bedeutung sind. Unternehmen müssen sich daher die Grundsatzfrage stellen, wie sie das Aufbewahren und den Umgang mit den Inhalten ihrer E-Mails handhaben wollen.

Viele Online-Versandhändler und Unternehmen verschicken mittlerweile Ihre Rechnungen elektronisch als Anhang einer E-Mail. Und auch der Staat hat mit dem E-Rechnungsgesetz, das im November 2018 in Kraft treten soll, den elektronischen Rechnungen den Weg in die Verwaltung geebnet. Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes müssen demnach ab November 2020 in elektronischer Form gestellt werden. Nur sogenannte Direktaufträge mit einem Auftragswert bis zu 1.000 € sind davon ausgenommen.

Zunächst scheint dieses E-Rechnungsgesetz nur eine Änderung für die öffentliche Verwaltung darzustellen. Doch der Schein trügt. Viele kleine, mittelständische und große Unternehmen sind davon betroffen, denn fast jedes zweite Unternehmen in Deutschland steht in einer Geschäftsbeziehung mit einer öffentlichen Einrichtung. Rechnungen beispielsweise an Kindergärten, Sparkassen, Stadtwerke oder Krankenhäuser müssen in Zukunft verpflichtend als elektronische Rechnung gesendet, empfangen und verarbeitet werden. (vgl. §3 ERechV)

E-Mail und GoBD

Die Umstellung im Öffentlichen Sektor auf eine digitale Verwaltung gibt Anlass, nachzufragen, wie Unternehmen den Umgang mit E-Rechnungen handhaben.

Es gibt noch immer Unternehmen, die sich weiterhin auf ihre klassische Papierablage verlassen. Eine Rechnung die als Anhang einer E-Mail ankommt, wird dort noch immer ausgedruckt und abgeheftet. Allerdings ist das Archivieren von elektronischen Rechnungen in Form eines Ausdrucks höchst bedenklich. Denn auch schon heute gibt es in Bezug auf die elektronische Rechnung einige Vorschriften und Anforderungen zu beachten. Die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) legen fest, dass elektronische Rechnungen auch digital archiviert werden müssen.

Darüber hinaus müssen e-Rechnungen zwar einerseits gegen unberechtigte Zugriffe und Veränderungen geschützt, andererseits aber abrufbar und gegen Verlust gesichert sein. Es ist also nicht ausreichend, die elektronischen Rechnungen in einem Ordner auf einem Rechner zu hinterlegen. Zum Einen sind die Daten dort vor unberechtigten Zugriffen nicht ausreichend geschützt, zum Andern können Daten dort auch versehentlich leicht und unwiederbringlich gelöscht werden. Auch das Risiko, dass das Speichermedium kaputtgeht, ist nicht zu unterschätzen.

Viele Unternehmen wissen um die Anforderungen der digitalen Archivierung und bewahren daher Ihre E-Rechnungen oder Verträge in einem Dokumentenmanagementsystem oder digitalen Archiv auf. Dieses kann rechtskonform entweder auf einem eigenen Server oder aber in einem deutschen Rechenzentrum betrieben werden.

Digitalisierung verbessert Prozesse

Trotz Digitalisierung verzichten nicht alle Unternehmen auch auf die Papierablage. Doch diese doppelte Archivierung ist nicht effizient, gerade auch weil sie mit Ressourcenverschwendung, wie Papier und Platz, einhergeht.

Hinzu kommt, dass der Ausdruck von elektronischen Dokumenten nicht als Beleg anerkannt wird, wenn der Betriebsprüfer auf den Plan tritt. Hier muss das digitale Original vorliegen. Die Papierablage hat also höchstens für die eigene Buchhaltung noch Relevanz und auch hier gibt es eine bessere Lösung.

Ein Digitales Archiv bietet Unternehmen die Möglichkeit mit standardisierten oder individuell angepassten Workflows Arbeitsprozesse in ihrem Betrieb zu vereinfachen. Wenn beispielsweise mehrere Mitarbeiter an der Prüfung und Freigabe von Rechnungen beteiligt sind, können E-Rechnungen über einen Workflow denjenigen Mitarbeitern vorgelegt werden, die damit befasst sind. Auf diese Weise wird keine Rechnung mehr vergessen, denn im Workflow wird auch das Zahlungsziel bzw. die Skontofrist hinterlegt.

Damit wird deutlich, dass die digitale Archivierung Prozesse beschleunigt, Bearbeitungszeiten verkürzt und Mitarbeiter bei Routineaufgaben unterstützt. Mit einem digitalen Archiv sparen Unternehmen deshalb nicht nur Zeit und Platz, sondern auch Geld.

Die digitale Archivierung von E-Mails ist also nicht nur aus rechtlichen Gründen unverzichtbar, sie stellt für das Unternehmen im Hinblick auf Transparenz und Effizienz einen großen Gewinn dar.

StarFinder® DIGITAL ARCHIV bietet Ihnen nicht nur eine serverbasierte und revisionssichere E-Mail-Archivierung aller ein- und ausgehenden E-Mails. Sie können bereits vorab auswählen, in welche Dokumenten-Kategorie die E-Mails archiviert werden.

Nicht jeder soll auf die archivierten E-Mails Zugriff haben? Kein Problem! Durch die Rechtevergabe können Sie selbst entscheiden, welche Ihrer Mitarbeiter auf die E-Mails zugreifen dürfen.
Mit dem StarFinder® DIGITAL ARCHIV erhalten Sie ein Komplettsystem zur rechtskonformen Archivierung gemäß GoBD – auf Wunsch auch mit integrierter Vorlage für die Verfahrensdokumentation.

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