Was ist eine elektronische Akte (e-Akte)?

Die e-Akte verspricht die digitale Verwaltung von relevanten Informationen in Unternehmen spürbar zu verändern. In diesem Beitrag finden Sie ausschlaggebende Aspekte, die Sie wissen sollten und welche Vorteile dadurch entstehen.

Im Allgemeinen bezeichnet man eine digitale Sammlung von Dateien oder Dokumenten als elektronische Akte; auch e-Akte genannt. Der strukturelle Aufbau unterscheidet sich kaum von dem einer herkömmlichen Akte aus Papier und ist somit ein digitales Pendant zur Papierakte. Die Dokumente in einer e-Akte werden ausschließlich in digitaler Form verwahrt und gebündelt.

Die stetig steigende Anzahl an Dokumenten und die damit einhergehende Datenflut in Unternehmen erschwert es immer mehr an bestehenden Akten in Papierform festzuhalten. Gesetzliche Vorgaben und Regelungen tragen ebenso zur Verbreitung von digitalen Akten bei.

Probleme der herkömmlichen Aktenform

Die Probleme der Akten in Papierform sind gravierend. Häufig sind sie weder vollständig noch verlässlich, hinzu kommt eine nicht revisions- und manipulationssichere Aufbewahrung. Der Zugriff auf eine Papierakte ist schwer durchgängig zu kontrollieren und es fehlt oft ein Maß an Schutz für vertrauliche Daten. Auch die fehlende Übersicht bei der Nutzung von Papierarchiven ist ein Problem welches beachtet werden muss.

Effizientes Arbeiten wird zusätzlich erschwert und erfordert einen hohen Aufwand. Jede Abteilung und jeder Mitarbeiter hat oft eigene Arbeits- und Prozessabläufe, so gehen in vielen Unternehmen, nicht nur bei möglichen Personalwechseln, wichtige Informationen verloren. Originaldokumente können schnell beschädigt werden und eine entsprechende Sicherung bei möglichem Totalverlust ist eher schwierig.

Der gewisse Unterschied mit e-Akten

Hier kommen die Vorteile einer digitalen Akte ins Spiel. Mit modernen Archivierungssystemen ist das Wissen nicht mehr personengebunden, sondern allgemein nutz- und einsehbar. Durch die Möglichkeit einer klaren Rechte- und Zugriffsverwaltung gehören unbefugte Zugriffe auf vertrauliche Dokumente der Vergangenheit an. E-Akten bieten erhöhten Schutz. Gleichzeitig bleiben die Daten für alle berechtigten Personen oder Abteilungen verfügbar und wichtiges Wissen bleibt stets erhalten. Aber auch über die Sicherheits- und Transparenzbarriere hinaus bieten papierlose Akten eine Anzahl an positiven Aspekten für ein Unternehmen und sollen die Verwaltung von Dokumenten vereinfachen.

Die Zusammenführung in einem zentralen Netzwerk ermöglicht einen schnellen und standortunabhängigen Zugriff. Damit verbundene Wartezeiten können durch das Einsetzen von e-Akten deutlich verkürzt werden und schnellere Arbeitsabläufe entstehen. Ebenso bietet die elektronische Akte eine Bündelung von mehreren Dokumententypen wie Textdokumente, Scans, Briefe, Rechnungen oder E-Mails an einem zentralen Sammelpunkt und fördert dadurch die Effizienz.

Die wohl wichtigsten Vorteile von e-Akten sind:

  • e-Akten sind immer und überall verfügbar
  • einfache und effiziente Anwendung
  • schneller und paralleler Zugriff auf digitale Akten
  • zeitliche und räumliche Unabhängigkeit
  • elektronische Akten lösen Compliance-Probleme
  • vollständige Übersicht
  • Sicherheit in der digitalen Aktenführung
  • Routinetätigkeiten werden automatisiert
  • mit papierlosen Akten Platz sparen
  • Zeit sparen durch minimalen Suchaufwand
  • Digitale Akten sparen Geld
  • Schutz vor unbefugtem Zugriff

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Fazit

Spätestens bei der Archivierung von digitalen Dokumenten geraten herkömmliche Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente und Akten gelten die gleichen Bestimmungen und Archivierungsfristen wie für Papierdokumente. Mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD), besteht die Pflicht alle handelsrechtlichen und steuerrechtlich relevanten Daten und Dokumente in elektronischer Form korrekt aufzubewahren und vorweisen zu können.

Wichtig: Alle Dokumente müssen nach gegebenen Vorgaben gescannt und archiviert werden. Bereits heute finden strengen Betriebsprüfungen in Unternehmen statt. Eine strukturierte Verfahrensdokumentation dient der klaren Übersicht und hilft dabei den gegebenen Anforderungen zu entsprechen. Zukünftigen Betriebsprüfungen kann man damit gelassen entgegenblicken.

e-Akte umsetzen – gewusst wie

Um mit Hilfe von elektronischen Aktenarchiven einen positiven Effekt in Ihrem Unternehmen zu erzielen, sollten einige grundlegende Regeln beachtet werden:

  • Planung

Eine vorausschauende Planung und Implementierung ist Grundvoraussetzung für einen optimalen Nutzen. Gemeinsame Strategien für unterschiedliche Prozesse müssen festgehalten werden.

  • Digitalisierung

Durch das Scannen von bestehenden Beständen an papiergebundenen Dokumenten können die digitalisierten Dokumente in die e-Akte überführt werden.

  • Frühzeitig auf den Zug aufspringen

Die Einführung einer digitalen Akte bietet deutliche Vorteile. Sobald diese verstanden und deutlich sind gilt es sich damit zu beschäftigen und alle Beteiligten darüber zu informieren, damit gemeinsam an realistischen Zielen gearbeitet werden kann.

  • Interesse wecken

Die Bereitschaft kann durch Interesse geweckt werden. Zeigen Sie die Vorteile bei der Nutzung von elektronischen Akten und die damit verbundene Arbeitserleichterung auf!

  • Fortbildungen anbieten

Zusätzliche Trainings- und Weiterbildungsmaßnahmen helfen dabei, die Bereitschaft der Mitarbeiter zu fördern. Wertvolle Hinweise helfen bei der optimalen Einführung und Nutzung einer e-Akte.

 

EGovG – gesetzliche Vorgaben für Behörden
Bereits im Jahr 2020 sollen laut dem E-Government-Gesetz (kurz: EGovG), in § 6 und 7 geregelt, die Behörden ihre Akten elektronisch führen. Somit ist ein Übergang zu elektronischen Akten bereits jetzt schon geregelt. Die in krafttretenden Regelungen haben grundsätzlich positive Gedankengänge für die Zukunft und wollen die bestehenden Nachteile der herkömmlichen Aktenführung dezimieren.

 

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