Archivierungs- und Aufbewahrungspflichten

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Egal ob digitales Archiv, Dokumenten-Management-System oder Papierarchiv. Durch die im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) festgelegte Pflicht geschäftliche Unterlagen aufzubewahren, sind Unternehmen zur Archivierung bestimmter Unterlagen verpflichtet. Wer die gesetzlichen Vorgaben nicht beachtet verstößt gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung.


Welche Dokumente müssen archiviert werden?

Buchführung:

  • Elektronische Rechnungen
  • Handelsbücher
  • Handelsbriefe
  • Inventarverzeichnis
  • Eröffnungsbilanz
  • Jahresabschluss
  • Lagebericht
  • Arbeitsanweisungen
  • Organisationsunterlagen
  • Buchungsbelege

Personalsachen:

  • Kündigungen, Auflösungsverträge
  • Befristungsvereinbarungen
  • Arbeitszeitnachweise
  • Lohn- und Berechnungsnachweise
  • Beschäftigungsverzeichnis
  • Ärztliche Bescheinigungen
  • Integrationsverzeichnis
  • IOS-, EN-ISO-Normen
  • Zulassungsscheine, Prüfbefunde
  • Wahlakten

Bankunterlagen:

  • Vollständige Geschäftsdokumentation – vgl. HGB – z.B. Risikohandbücher
  • Identifikationsunterlagen
  • Dokumente der Wertpapierdienstleistung – z.B. Aufträge

 Akten der Verwaltung:

  • Haushaltsplan
  • Haushaltsrechnungen
  • Akten
  • Öffentlich-rechtliche Verträge
  • Öffentliche Unterlagen
  • Verwaltungstätigkeiten

 Gerichtsakten:

  • Vollständige Prozessakten
  • Aktenregister
  • Namensverzeichnis
  • Schriftgut

Welche gesetzlichen Aufbewahrungspflichten gelten?

  • 2 Jahre: Nahrungsmittelfertigung nach Markteinführung
  • 3 Jahre: Morphine und Medikamente nach Verkaufsende
  • 4 Jahre: Finanzaudit bei AG nach Prüfung
  • 5 Jahre: Biologische Produkte nach Fertigung
  • 6 Jahre: Protokolle, Gutachten, Zollbelege, Angebote, Preislisten, Handelsbriefe, Schriftwechsel, Reklamationen, Verträge, Import- /Exportunterlagen, Frachtbriefe, Geschäftsbriefe
  • 10 Jahre: Gehaltslisten, Personaldaten, Rechnungen, Prozessakten, Journale, Jahresabschlüsse, Kassenbücher, Kontoauszüge, Behandlungsakten, Grundbuchauszüge, Lieferscheine
  • 21 Jahre: Medizinische Aufzeichnungen bei Kindern
  • 30 Jahre: Giftige Inhaltsstoffe nach Audit-Ende, Röntgenbehandlung, Krankengeschichte, Haftungsfälle
  • Mehr als 100 Jahre: Lebensversicherungspolicen
  • Dauerhaft: Gerichtsurteile, Baupläne

Die jeweiligen Fristen beginnen übrigens nicht mit dem Tag der Erstellung oder der Archivierung sondern zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres.

 

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