ZUGFeRD – Der Standard für E-Rechnungen

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Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das “Forum elektronische Rechnung Deutschland” (FeRD) hat im Juni 2014 mit ZUGFeRD ein einheitliches Datenformat für elektronische Rechnungen veröffentlicht. Dieses Datenformat soll es möglich machen, dass Rechnungen von Menschen gelesen werden können. Darüber hinaus soll sie automatisiert von einem Rechner verarbeitet werden können.

ZUGFeRD-Rechnungen bestehen aus zwei Komponenten. Neben dem PDF/A-Dokument enthalten diese Dateien eine angefügte XML-Datei. Dabei dient das PDF-Dokument der visuellen Darstellung der Rechnung. Die XML-Datei enthält die strukturierten und maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Der ZUGFeRD-Standard gibt dabei vor, wie und an welcher Stelle Rechnungsinformationen in einer Datei gespeichert werden.

Wozu ZUGFeRD?

Mittlerweile werden Rechnungen häufig im Anhang einer E-Mail als elektronische Rechnung versendet. Und auch die fortschreitende Digitalisierung weist in Richtung e-Rechnung. Hinzu kommt, dass der Staat mit dem E-Rechnungsgesetz, das am 27. November 2018 in Kraft tritt, elektronischen Rechnungen den Weg in die Verwaltung geebnet hat.

Um die Handhabung elektronischer Rechnungen zu vereinfachen, wurde ZUGFeRD als Standard-Datenformat entwickelt. FeRD weist darauf hin, dass „PDF/A seit 2005 als ISO-Norm veröffentlicht ist. Somit basiert das Format auf einem internationalen, für jedermann einsehbaren und öffentlichen Standard […].“ (Quelle:www.ferd-net.de/zugferd/faq) So können Anwender elektronische Rechnungen ohne aufwendige Hilfsmittel oder Darstellungswerkzeuge lesen.

Gerade kleinste und kleine Unternehmen profitieren davon. Sowohl als Rechnungssender als auch als Rechnungsempfänger vereinfacht ein einheitliches Datenformat den elektronischen Rechnungsaustausch mit Geschäftspartnern. Wenn Geschäftspartner strukturierte Rechnungsdaten verlangen, hilft ZUGFeRD diese durch den einheitlichen Standard leichter zu erstellen. Viele Anbieter von Buchhaltungs- und ERP-Software unterstützen ZUGFeRD bereits. Es bleibt den Unternehmen überlassen, ob sie strukturierte Daten verarbeiten wollen. Brauchen sie diese nicht, haben sie immer noch das PDF als Rechnungsbild.

ZUGFeRD-konform archivieren

Für alle elektronische Rechnungen gelten bestimmte Anforderungen. In den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie zum Datenzugriff) sind diese festgelegt. Elektronische Rechnungen müssen innerhalb vorgegebener Fristen digital archiviert werden. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Daten unveränderbar und gegen Verlust gesichert sind. Viele Ablageorte von Dokumenten erfüllen diese Ansprüche für eine GoBD-konforme Archivierung nicht. Daten sind häufig unzureichend vor unberechtigten Zugriffen, Änderungen oder sogar Löschungen geschützt.

Zur Archivierung  von elektronischen Rechnungen bietet sich ein digitales Archiv wie StarFinder® an. StarFinder® übernimmt bei der Archivierung auf Wunsch automatisch sämtliche Rechnungsdaten aus Dateien die im ZUGFeRD-Standard archiviert werden. Sowohl PDF als auch XML-Daten werden gespeichert und ausgelesen. Sie können daher auch für die Suche nach Dokumenten verwendet werden. Darüber hinaus bleiben die in der XML hinterlegten Buchungs- und Zahlungsdaten bei der Übergabe an Drittsysteme oder beim Versand per E-Mail integraler Bestandteil des Dokuments.

Das DIGITAL ARCHIV von StarFinder® unterstützt Ihr Unternehmen in der Einhaltung der Archivierungspflichten von e-Rechnungen im ZUGFeRD-Standard, ist intuitiv bedienbar, GoBD-konform und TÜV-zertifiziert.

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